履歴書と職務経歴書を作成すると一区切りつきますが、せっかく魅せる履歴書を作っても送り方を間違えてしまうと、印象を悪くしてしまう場合も少なくありません。
そこで、印象を良くする履歴書と職務経歴書の郵送のマナー
について確認していきたいと思います。5点セットの準備や添え状などが重要なキーワードです。
早速見ていきましょう。
履歴書と職務経歴書を含む5点セット+＠を準備
応募書類を送る時に具体的に準備するのは、以下の5点セットプラス、企業から求められた書類になります。履歴書と職務経歴書のみの郵送ではなく、何が入っているのかを記載する添え状も必要になってくるので、忘れずに準備するようにしましょう。
郵送する時に封筒に入れる書類一覧
この基本の5点セットを準備したら、必ずコピーを取って保管しておくことをお忘れなく。
そして、最初に書かれている、添え状を作っていなかったという人も多いのでは。でも大丈夫！テンプレートを見ながら、書いていけばすぐに作ることができます。
履歴書と職務経歴書と一緒に添え状も忘れずに
添え状とは、別名、送付状やカバーレターと言いますが、誰あてに何を郵送するのかを1枚の紙にまとめたものです。この添え状は手書きで書くのはNGなので、パソコンを使って作らなければいけません。でも難しいことはないので、一つずつ確認していきましょう。
１、郵送する日付
作成した日にちと郵送する日は、多少ズレが生じますが、作成したら履歴書の作成日を記入した後、郵送する日付を書いて、なるべく早く投函するようにしましょう。
２、宛先
保育園に直接郵送するケースもあれば、運営している法人の事務所に送ることを指示される場合もあります。
毎日多くの書類が届くことが想定されるため、送った書類が迷子にならないためにも会社名や、求人票に記載されている担当者の名前を書くことをお忘れなく
３、応募者の署名
これは誰が送ったものなのか、送り主がひと目で分かるように、あなたの情報を記載します。郵便番号・住所・氏名・携帯電話・メールアドレスなどを書きます。
４、頭語と結語の挨拶文
頭語と結語というと難しく思えるかもしれませんが、「拝啓」や「敬具」などビジネス文書として使われる文言です。ワードで拝啓と入力すると敬具がセットで文字化されますので、こちらを活用し、その間に挨拶文を入力するようにします。
５、添付書類を書く
最後は郵送した書類に何が同封されているのかというのが、ひと目で分かる添付書類を書いていきます。書くものとして送付状は含めません。おおよそ、下記の2種類プラス企業に求められt書類になります。
- 履歴書 1枚
- 職務経歴書 2枚
履歴書と職務経歴書はクリアフィルに入れて
書類の準備が整ったら、そのまま封筒に入れてしまうと、到着した時に折り目がついてしまうため、必ず、新品のクリアファイルに入れることが重要です。
持っていない場合や、使ったものしかないという時は、リーズナブルな値段で購入することができるので、新しいものを購入するようにしましょう。
1枚のバラ売りもありますが、保育圓で働く時は意外と書類を整理しないといけないので、複数持っているとのちのち重宝します。
封筒に入れる順番にもマナーが
書類は、上記の順番にならべて、クリアファイルに入れますが、封筒を開けて書類を見た時に、先方が見やすいようにする配慮することがポイントになってきます。きれいな順番に並べられていると、見る方も見やすいですよね。
履歴書を郵送する時はA4白の封筒を使用する
封筒で注意したいのが、封筒の大きさと色についてです。できれば値段が安いものを選びたいと思う人も多いもの。
しかし、茶色の封筒は素材が薄く、到着する頃には折り目がついてしまうこともあります。基本的に書類は折らずにクリアファイルに入れて郵送するのがマナーなので、 A4サイズの封筒を選ぶようにしましょう。
また、多くの書類のやりとりがある中で、白い封筒は目立ちやすく、履歴書が入っていると分かりやすいので、A4の白い封筒を使うことをおすすめします。
郵送用の封筒は手書きで書く
書類が準備できたら、次は封筒の宛名書きです。黒と赤のサインペンを使用しますが、間違った時に修正テープを使用するのはマナー違反なので、鉛筆や消しゴム、定規なども合わせて準備しておくと便利です。
まずは下書きとして、宛先の名称を真ん中に記載するために、鉛筆と定規で薄く線を引き、まっすぐに書くためのリード線を引きます。
自信がない人は鉛筆で下書きした上で、サインペンで清書すると安心ですね。
表面に、郵便番号と住所、宛先を書きますが、必ず、「御中」もしくは、担当者宛に郵送する場合は、「様」などの敬称を書くことをお忘れなく。社名や住所などは略さず、正式名称で書くこと。そして、左下に赤のサインペンで「履歴書在中」と書き、周りを赤で囲みます。
複数の保育園を応募する時には、「履歴書在中」のスタンプが100円ショップで売られているので、これを活用しても大丈夫です。
「履歴書在中」を書くことによって、何が入っているかすぐに分かりますし、速やかに担当者の手に渡ることになります。
裏面ですが、左下にあなたの郵便番号と住所、氏名を書いたら、封筒の糊付けした部分に〆印を書いたら完成です。
郵便局で重さをはかり料金不足にならないように
最後は切手を貼って郵送しますが、確実に郵送してもらうことと。
まれに、料金不足で企業側が支払わなければいけないということを防ぐため、郵便局に行って重さをはかってもらい、重さに見合った切手を貼って郵便局から郵送してもらうようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか。なんとなく知っているようで、実は知らない郵送のマナーがあります。マナーに則ったやり方で、気遣いや気配りができる印象を持ってもらうことで、面接での対応も変わってくるものです。
仕事をしながら転職活動をしている人は、1日で終わらせようとすると焦ってしまい、漏れが出てしまうこともあるので、上記を参考にしながら準備を進めていきましょう。